Transmission des doses aux porteurs
Vous souhaitez communiquer leur dose à vos porteurs ?
LANDAUER direct leur permet de consulter les derniers résultats de leur dosimétrie.
Cette nouvelle fonctionnalité, simple et sécurisée, est accessible aux utilisateurs ayant accès aux doses.
Découvrez comment :
- renseigner leur adresse email,
- obtenir leur consentement pour la réception des emails,
- déclencher l’envoi des doses,
- sont reçues les doses.
Renseignez les adresses emails de vos porteurs
Vous pouvez renseigner les adresses de vos porteurs de trois façons :
- individuellement, à la création d’un porteur, à partir de sa fiche personnelle,
- individuellement, pour ajouter quelques porteurs, via le menu « Transmission Doses porteur »,
- collectivement, en exportant la liste des porteurs sans adresse email avec le menu « Transmission Doses porteur », puis en important cette liste complétée dans le menu « Imports de données ».
Via la fiche individuelle du porteur
- Rendez-vous sur le porteur souhaité avec le menu « Cartographie », puis descendez dans la section « Email & accès application porteur ».
- Renseignez l’email dans le champ prévu à cet effet.
Le format de l’adresse est validé par l’apparition de la couleur verte.
N’oubliez pas de cochez la case de consentement au traitement des donnés à la première utilisation.
- Cliquez sur « Valider ». Le statut du porteur passe à « Attente consentement porteur ».
- Un email est envoyé au porteur pour valider son consentement.
Via la fiche individuelle du porteur
Lors de la première utilisation de la fonction « Transmission Doses porteurs » dans le menu à gauche de votre écran, vous devez nous donner votre consentement en tant que responsable de traitement. Ce message ne s’affichera qu’une seule fois pour le compte.
- La liste de tous vos porteurs apparait.
Vous pouvez filtrer suivant le statut de validation des emails :
■ Email absent
■ Attente consentement porteur
■ Consentement porteur reçu
■ Refus consentement porteur
- Sélectionnez « Email absent », puis rendez-vous sur la ligne du porteur souhaitez et complétez son adresse email.
- Cliquez sur l’icône
pour enregistrer.
Le statut du porteur passe à « Attente de consentement ».
- Un email est envoyé au porteur pour valider son consentement.
& 
Via le menu « Transmission Doses porteurs » puis « Imports de données »
- Rendez-vous sur le menu « Transmission Doses porteurs » à gauche de l’écran.
- Filtrer la liste des porteurs avec le statut « Email absent ».
- Cliquez sur « Exporter » à gauche de l’écran.
- Ouvrez le fichier Excel©, et complétez la « colonne F » avec les adresses email de vos porteurs.
- Rendez-vous dans le menu « Imports de données » à gauche de l’écran .
- Dans la cellule « Choix du type d’import », sélectionnez « Adresses email porteurs ».
- Importez le fichier Excel© préalablement mis à jour.
- La fenêtre suivante vous permet de contrôler les données avant import et vous signale toute erreur de saisie.
- Saisie erronée
- Saisie valide
Une fois les données correctes saisies, cliquez sur « Étape suivante ».
- La dernière fenêtre vous confirme l’import. Cliquez ensuite sur
- Un email est envoyé à chaque porteur dont l’email a été ajouté pour valider son consentement.
A noter, si l’adresse email doit être modifiée, deux cas se présentent :
- Tant que le porteur n’a pas donné son consentement, l’adresse email est modifiable via la fiche porteur.
- Si le porteur a donné son consentement, la modification ne peut pas être faite en ligne, merci de contacter le Service Client
via la fonction
en haut à droite de votre écran
Validation de l’email et du consentement du porteur
Quand le statut du porteur passe à « Attente consentement porteur », celui-ci reçoit l’email suivant.
Une fenêtre de navigation web s’ouvre.
Afin de vérifier l’identité du destinataire de l’email, celui-ci doit saisir son numéro de Sécurité Sociale (NIR anciennement RNIPP) avant toute autre action.
Son accès aux doses sera valable uniquement s’il s’agit du même numéro que celui saisi dans LANDAUER direct au niveau de la « Fiche Porteur ».
Dès lors trois situations sont possibles :
1. Le porteur donne son consentement
Son statut passe à « Consentement porteur reçu ».
Rendez-vous en étape 3
2. Le porteur refuse de donner son consentement
Son statut passe à « Refus consentement porteur ».
LANDAUER n’est plus autorisé à communiquer avec ce porteur.
Aucun email supplémentaire ne sera envoyé.
3. Le porteur ne répond pas
Son statut reste sur « Attente consentement porteur ».
Vous pouvez le relancer en cliquant sur « Relancer pour obtenir consentement » sur la ligne du porteur à droite de l’écran.
Un nouvel email est envoyé.
Si plusieurs de vos porteurs n’ont pas répondu à la demande de consentement, vous pouvez les relancer collectivement en effectuant une « Action groupée ».
1- Rendez-vous sur le menu « Transmission Doses porteurs ».
2- Filtrez la liste des porteurs avec le statut « Attente consentement porteur ».
3- Cliquez sur « Action groupée » à gauche de la zone de filtre et sélectionnez « Relancer les porteurs en attente de consentement ».
Une fenêtre s’ouvre, vérifiez la sélection des porteurs, puis cliquez sur « Envoyer les relances pour obtenir le consentement ».
Déclenchez l’envoi des doses au(x) porteur(s)
Vous devez déclencher l’envoi des notifications de mise à disposition des résultats de dosimétrie. Cela n’est pas fait automatiquement pour vous permettre, si vous le souhaitez, de contrôler au préalable les résultats de dosimétrie ou filtrer les porteurs.
Nous vous invitons à paramétrer l’alerte email « Mise à disposition des rapports de contrôle » afin de procéder à la transmission après la mise à disposition d’une majorité des résultats.
Si le dosimètre n’a pas été réceptionné par Landauer, « non rendu » apparaitra dans la colonne dose.
Dans le menu « Transmission Doses porteurs », une fois le consentement du porteur recueillit, le statut passe à « Consentement porteur reçu » et le bouton « Transmettre le lien pour consultation des doses » apparait.
En cliquant dessus, un email est envoyé au porteur avec le lien d’accès aux derniers résultats de dosimétrie.
Si vous souhaitez envoyer les liens à plusieurs porteurs, vous pouvez effectuer une « Action groupée ».
- Rendez-vous sur le menu « Transmission Doses porteurs ».
- Filtrez la liste des porteurs avec le statut « Consentement porteur reçu ».
- Cliquez sur « Action groupée » à gauche de la zone de filtre et sélectionnez « Transmettre le lien pour consultation des doses ».
Une fenêtre s’ouvre, vérifiez la sélection des porteurs, puis cliquez sur « Envoyer les liens à vos porteurs pour consultation des doses ».
Réception des doses par les porteurs
Les doses ne sont pas communiquées dans l’email. Les porteurs ayant donné leur consentement, reçoivent l’email ci-dessous les notifiant de la mise à disposition de doses.
Ils cliquent sur le lien pour visualiser les résultats.
Ce lien est valable 1 mois.
Aucun mot de passe n’est demandé puisque l’adresse email a été contrôlée.
Le porteur accède à la page suivante :
Il s’agit des résultats obtenus pour la dernière période de port, ainsi que le cumul sur 12 mois glissants.
Les doses sont exprimées en µSv pour chaque type de dosimètres.
Une aide pour comprendre les résultats est proposée en bas de page, vous pouvez la consulter ICI.
Nous vous invitons à paramétrer l’alerte email « Mise à disposition des rapports de contrôle » afin de procéder à l’envoi après la mise à jour d’une majorité des résultats.